AIACE-Finland - Jäsenrekisteriseloste
Hallituksen hyväksymä 4.10.2022
1. Rekisterinpitäjä
Entisten EU-virkamiesten kansainvälisen yhdistyksen Suomen jaosto – Internationella föreningen för tidigare EU-tjänstemän: Sektion Finland ry
Yhteystiedot
Yhdistyksen puheenjohtaja Tapani Piha
pj@aiace-fi.eu
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
Jäsenvastaava Antti Kuosmanen
jasenasiat@aiace-fi.eu
3. Rekisterin nimi
AIACE-Finlandin jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Jäsenasioiden hoitaminen, jäsenrekisterin ylläpito ja jäsentiedotus
AIACE International -yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito ja VOX-lehden postitus
Jäsenrekisteri ylläpidetään Yhdistysavain-järjestelmässä.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenen sukunimi ja etunimi
Yhdistyksen antama jäsennumero
Syntymäaika
Puhelinnumero tai -numerot
Sähköpostiosoite tai -osoitteet
Salasana (ei näy yhdistykselle)
Postiosoite tai -osoitteet
EU-toimielin, josta jäänyt eläkkeelle
Palvelusaika EU:ssa
Viimeisin tehtävä EU:ssa
EU:n antama eläkenumero
Eläkkeelle siirtymispäivämäärä
Jäsenyyden alkamispäivämäärä
Yhteyshenkilön yhteystiedot, mikäli jäsen ilmoittanut
Muut hakemuslomakkeella kysytyt tiedot tai yhdistyksen toiminnan kannalta välttämättömät tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenen itse jäsenhakemuslomakkeella ilmoittamat tiedot tai tekemät muutokset
Yhdistyksen hallituksen pöytäkirja (jäseneksi ottamispäätös ja jäsenyyden alkamispäivämäärä)
Jäsenrekisteritietojen muuttamiseen valtuutettujen yhdistyksen toimihenkilöiden tekemät merkinnät.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
AIACE Internationalille Brysseliin lähetetään vuosittain tai pyydettäessä nimi, postiosoite, eläkenumero ja muut tiedot, jotka Belgian lainsäädäntö vaatii.
Muuten tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Aineisto säilytetään kohdassa 2 mainitun rekisteriasioista vastaavan henkilön luona lukitussa murtovarmaksi rakennetussa kaapissa, johon on avain vain mainitulla henkilöllä.
B. Digitaalinen aineisto (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Jäsenrekisteri on Yhdistyksen nettisivuilla suojattuna Yhdistysavaimen käytäntöjen mukaan siten, että siihen voivat tutustua hallituksen päätöksellään määräämässä laajuudessa siihen valtuutetut Yhdistyksen toimihenkilöt. Muutoksia siihen voivat tehdä vain puheenjohtaja ja rekisteriasioista vastaava henkilö (jäsenvastaava). Jäsenvastaava ja puheenjohtajan säilyttävät lisäksi rekisteristä tarpeen mukaan erillisiä työkopioita, jotka ovat salasanasuojattuina tietojärjestelmissä tai kuten manuaalinen aineisto kohdassa A.
9. Jäsenyyden loppuessa
Jäsenyyden päättyessä jäsenen tiedot poistetaan pysyvästi jäsenrekisteristä, mutta merkitään erilliseen entisten jäsenten rekisteriin, johon sisällytetään nimi, jäsennumero, jäsenyyden alkamis- ja päättymisaika, jäsenyyden päättymisen syy ja viimeinen rekisterissä ollut pääasiallinen asuinpaikkakunta.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Jäsenellä on kaikki tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet.
Erityisesti jäsen voi pyytää poistumista AIACE Internationalin VOX-jäsenlehden postituslistalta, josta tehdään sen vaatima merkitä jäsenrekisteriin.